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从投稿到发表，Who send you emails?

摘要: 近年来，学术期刊普遍采用在线投稿系统。作者从在线注册用户名开始，直到文章正式录用发表，注定收到一堆电子邮件。对于语言技能有所欠缺的作者，这些邮件犹如天书。一旦理 ...
近年来，学术期刊普遍采用在线投稿系统。作者从在线注册用户名开始，直到文章正式录用发表，注定收到一堆电子邮件。对于语言技能有所欠缺的作者，这些邮件犹如天书。一旦理解偏差并作出错误的回复，很可能导致编辑提出更多回修任务，甚至造成退稿。了解不同发件人的身份，有助于既快又准地处理这些看 (bing) 似 (bu) 高深的邮件。以下将投稿至发表的过程分为六个步骤，分别解密各个环节中的人设。

1. 在线注册

欲使用在线投稿系统，必须先以通讯作者 (Correspondence) 的身份注册一个账户。注册过程中需要填写各种身份信息，包括姓 (Family name)、名 (Given name/First name)、职称/头衔 (Title)、单位 (Affiliation，包括院所 Institute 和 部门 Department 等)、以及联系方式。注册完成后，所填写的联系邮箱会收到一封确认函，其中含有用户名。有些系统还会在邮件中提供一个临时密码，收到后应及时更换。

提示
如果实际投稿人 (学生, 一作) 并非通讯作者本人 (导师)，建议前者以后者的姓名拼音注册一个免费邮箱专用于投稿，二者共享账户名和密码。
投稿人与通信作者可以将投稿专用邮箱绑定到常用邮箱或邮件客户端，尤其手机APP。这样无需频繁登录邮箱网页版也能及时收到各种邮件。

2. 稿件初投

投稿过程中，需要填写或确认各种常规信息、打勾、选择 Yes OR No、上传文档和图片文件等。在完成上述步骤之后、正式提交稿件之前，系统可能自动生成一份PDF文档，并发送邮件提示。作者必须下载查看该PDF文档并确认无误，然后才能获得权限点击Approve 或 Submit 键。

提示
大部分投稿系统来自国外网站，系统生成PDF文档的时间可能受网速限制，少则几分钟，多则漫长到死机也不一定。
在确认转化文件之前，应多检查几遍已填写的信息和上传的材料是否完整，争取一步到位。

3. 审稿与回修

(a) 审稿：稿件提交以后，1–2天或周内应随时关注投稿邮箱。如果稿件存在致命缺陷或缺少重要资料，有可能短时间内被编辑直接退回 (Rejected)。如果顺利送出外审 (Under review)，那么恭喜你，已经成功三分之一。之后需要耐心等待1–3个月，期间会收到期刊编辑通过在线投稿系统发出的审稿意见 (Comments) 或者拒稿决定 (Rejected)。如果逾期2–3个月没有回音，可以尝试通过在线投稿系统与期刊编辑联系，查询进展。查询时应礼貌用语，并提供文章编号等信息。

(b) 回修：收到邮件通知审稿意见以后，建议登录在线投稿系统下载完整的意见。大部分审稿人以 word 或 txt 格式总结意见，也有可能在 PDF 电子文档中添加批注。极少数审稿人在纸质文档上手写各种意见 (Hand writings)，然后扫描上传....

作者必须根据审稿意见进行合理修改，并撰写逐条回复 (Point-by-point response)。修改稿与回复函一并在线上传，步骤同投稿过程。需要注意的是，有些期刊建议在修改稿中用粗体、彩色文字、或高亮标记修改内容，也有一些期刊要求再次投稿时提供两份稿件 (有痕版+无痕版) 以及一封回复函 (内含附信与逐条回复)。再次提交稿件以后，系统仍然产生自动邮件予以确认。

提示
审稿与回修阶段收到的邮件大多来自投稿系统，因此需要通过登录投稿系统进行回复，即上传与提交各种资料。
阅读PDF意见使应使用国际通用的编辑器或阅读器 (Adobe Reader)，国产软件 (CAJViewer 或 Foxit Reader) 往往无法正常显示批注意见。
如果系统邮件中显示编辑邮箱地址，作者遇到疑难问题时可以尝试通过邮件与编辑联系，但不一定获得回复。

4. 录用与发表

(a) 录用：经过一两轮审稿与回修，稿件才有机会获得正式录用。录用通知仍然由期刊编辑发送邮件，此时在线投稿系统显示稿件状态为 Accepted，之后不再更新。

(b) 发表：期刊将正式录用的稿件转交给出版商，后者直接通过邮件与作者联系校样、版权、版面费和发表时间等。在此期间，如果出版商要求提供某些材料，以附件形式回复邮件即可。校样周期可能只有48小时，应注意时间安排。如果期刊收取版面费，付款时间介于录用与发表之间 (向此微信号发送关键词"汇款"，可获得“国际汇款”的自动回复)。

与国内收费期刊不同，国外收费期刊可能允许发表后补交费用。一些比较大出版商即使没有如期收到版面费，也可能按照既定期卷印刷成册。然而，这并不表示可以免交费用——作者应该阅读投稿须知，了解收费详情；或者录用后持续关注通讯邮箱，避免遗漏某些重要通知。逾期时间过久可能产生违约行为，出版商会寄来严肃的法律文件 (Oops)。

提示
录用通知来自期刊编辑，而录用后的其他邮件来自出版商。
稿件录用之后在线投稿系统停止更新，作者应按时查看通讯邮箱，收取重要邮件。

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